مدیریت فرآیندهای کسب و کار با استفاده از اینتالیو Intalio قویترین ابزار مدیریت فرآیند متن باز
گردش کار
منظور از گردش كار (WF)، جنبه عملیاتی یك رویه كاری است، اینكه بخشهای كاری مختلف چگونه ساختاردهی میشوند، چه كسی آنها را اجرا میكند، ترتیب نسبی آنها چیست، همزمانی آنها به عهده چه کسی است، اطلاعات چطور جریان مییابند تا كارها را پشتیبانی كنند و كارها چطور پیگیری و ردیابی میشوند؟
در حالی كه مفهوم گردش كار یك مفهوم خاص فناوری اطلاعات نمیباشد، پشتیبانی گردش كار بصورت الكترونیكی زیربخشی از تكنولوژیهای فناوری اطلاعات بوده و بعنوان سیستم مدیریت جریان الكترونیكی كار (EWMS) شناخته میشود.
نحوه مدیریت گردش کار و پیگیری امور محوله به افراد یک مجموعه و افزایش بهره وری آن مجموعه یکی از مهمترین مشکلات و چالشهای پیش روی مدیران شرکتها و موسسات دولتی و خصوصی میباشد. سهل انگاری در انتخاب روش مناسب در این امر میتواند به یکی از معضلات اصلی آنان در تصمیم گیری و در پی آن اتلاف منابع انسانی و مالی مبدل شود. استفاده از روشهای مرسوم که مبتنی بر مکاتبات اداری به صورت کاغذی، تلفنی و یا e-mail است، برای یک مجموعه هدفمند و کارآمد، کافی و مناسب نمیباشد. برای رفع این مشکل از سیستمهای مبتنی بر فناوری اطلاعات استفاده میشود. سیستمهای موجود در این زمینه دارای پیچیدگیهای فراوان بوده و با نیازهای جاری و روزمره مجموعه همخوانی ندارد.
از سوی دیگر عدم امکان پیگیری و ارجاع امور شرکت در هر زمان و از هر مکان، وابستگی امور ارجاعی به اشخاص، در دسترس نبودن اطلاعات امور ارجاعی به کارکنان در هر لحظه برای مدیران، وابستگی امور ارجاعی به حافظه اشخاص، کندی روند ارجاع امور از کارمندی به کارمند دیگر و انتقال اطلاعات فیمابین، از دسترس خارج شدن نتایج پیگیری ها در غیاب کارمند مامور آن کار و عدم تعیین تاریخ سررسید برای کارها بعنوان ضعف سیستمهای سنتی در شرکتها و سازمانها به وضوح قابل مشاهده است.
تمامی فرآیندها دارای یک روند اجرایی هستند. این فرآیند به بخش های مختلف تقسیم شده و با زمان بندی مشخص به افراد مختلف اختصاص داده و انجام میشوند. در واقع هر وظیفه در یک سازمان از وظایف کوچکتری تشکیل شده است که به طور معمول این وظایف توسط افراد مختلف انجام می شود. هر وظیفه یک روند اجرایی خاص دارد و برای انجام شدن، یک جریان خاص را در سازمان طی می کند.
در این میان دو مشکل اساسی وجود دارد. یکی مدیریت گردش کار، که شامل انتساب وظایف به افراد مورد نظر است و دیگری مدیریت زمانی که در این میان صرف می¬شود تا این وظیفه پس از انجام توسط یک کارمند به کارمند مربوطۀ بعدی برسد، که مشکل دوم عامل اصلی بروکراسی در سازمانها است. هدف اصلی از سیستم های مدیریت محتوا کمک به سازمانها در حل دو مشکل ذکر شده می باشد. برای حل این مشکل ابتدا باید گردش کار و نحوۀ اجرای فرایندها در یک سازمان به دقت مورد مطالعه و سپس نمودارهای مربوط به این گردش کارها رسم شده و مورد بازبینی قرار بگیرد. در بسیاری از موارد با حذف و یا اضافه کردن بعضی موارد کاری، گردش کار در یک سازمان مورد تحول اساسی قرار گرفته و بازدهی سازمان و سرعت انجام وظایف را بهبود میبخشد.
مديريت فرايندهاي سازمانی، تمام عناصر فناوری را برای اداره کردن چرخه گردش فرايند از لحظه معرفی تا زمان به کارگيري، اجرا، اندازهگيری، تغيير و به کارگيری مجدد، در يک طرح جامع گرد هم میآورد.
یکی از امکانات موجود برای مدیریت گردش کار در یک سازمان سیستم مدیریت گردش کار یا همان Workflow Management میباشد. بر این اساس ابتدا نمودارهای جریان دادۀ سازمان، با توجه به جریان اطلاعاتی موجود و فرایندهای انجام شده در سازمان طراحی شده و مورد بازبینی قرار داده میشود. سپس فرایندهای بزرگ به فرآیندهای کوچکتر و با جزئیات بیشتر شکسته میشوند. این فرایند بسیار شبیه فرایندی است که برای تهیۀ نمودارهای مربوط به جریان دادۀ (Data Flow Diagram) یک سازمان انجام میشود. در ابتدا DFD سطح صفر تهیه میشود. پس از آن سیستم با جزئیات بیستر مورد بررسی قرار می-گیرد و DFD های سطوح 1،2،3 و ... تهیه میشوند. پس از طی این مراحل و تهیۀ نمودارهای گردش کار نهایی، فرآیندها در سیستم مدیریت جریان کاری تعریف میشوند. به گونهای که هر وظیفه تنها نشان دهنده یک فرد انجام دهنده و نمایش دهنده زمان بندی انجام فرآیند نیز باشد. این فرایند ها به کمک سیستم مدیریت گردش کار تعریف و پس از انجام پاره ای مراحل از طریق واسط گرافیکی در اختیار افراد مربوطه قرار میگیرند.
در واقع Workflow راه حلی جامع برای مدل سازي، طراحي، اجرا، مديريت، آناليز و بهينهسازي فرآيندهاي سازماني ميباشد. اين راه حل، فرآيندهاي سازماني را با اسناد و اطلاعات، اشخاص مرتبط با فرآيند و سيستم-هاي اطلاعاتي سازمان يكپارچه نموده و اين امكان را ميدهد كه يك كار از نقطه شروع تا پايان به عنوان يك فرآيند به طور كامل خودكارسازي و مديريت شود. این مدیریت معمولاً شامل چندين مؤلفه مرتبط با يكديگر براي مديريت اين تعامل ها ميباشد. مديريت فرايند سازمانی اين امکان را میدهد که فرايندها، در شرايطی که نيازهای سازمانی در دست تغيير و اصلاحند، مدلسازی و سپس به صورتی پويا نگهداری شوند.
در واقع سیستم مدیریت گردش کار يك ابزار كارآمد براي طراحي و مكانيزه نمودن فرآيندهاي موجود در يك شركت و يا سازمان بصورت متمركز و اتوماتيك ميباشد. در نتيجه استفاده از اين سيستم فرآيندهاي روتين سازمان با سرعت عمل بيشتری انجام گرفته و مديريت خودکار و هوشمند گردش و پردازش اطلاعات از جمله نتايج مفيد اين ابزار است. راندمان کاری در سازمان بالا رفته و در نهايت در بهره وري سازمان تأثير شاياني ميگذارد.
هر کاربر که در واقع کارمند سازمان است با ورود به سیستم، وظایف محول شده به خود را مشاهده میکند و برای انجام آنها اقدام مینماید. در واقع سیستم مدیریت جریان کاری نوع بسیار پیشرفتۀ سیستم مدیریت وظایف است.
سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار
سیستم های مدیریت فرآیندهای کسب و کار سیستم هایی الكترونیكی بوده كه برای پشتیبانی، نظارت و مدیریت فرآیندهای كار و فعالیتهای مختلف سازمان اعم از لجستیك، اداری و . . . استفاده می شوند. در این سیستمهای نرمافزاری از یك نمایش گرافیكی برای گردش كار در یك فرآیند یا زیر فرآیند معین استفاده شده كه فعالیتهای ویژه، وابستگیهای اطلاعاتی، ترتیب و توالی تصمیمگیریها و فعالیتهای مختلف را معرفی و تشریح مینماید. این قسمت از سیستم توسط مسئولین فنی طراحی، تحلیل و مورد بازبینی قرار میگیرد.
Intalio يك سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار متن باز است كه بر مبناي استانداردهايي چون مدل ساز Eclipse STP BPMN و موتور Apache ODE BPEL بنا شده است كه هر دوي آنها توسط Intalio بنا نهاده شده اند. Intalio همه امكانات لازم براي طراحي، پياده سازي و مديريت اغلب فرآيند هاي پيچيده را مهيا مي سازد. اين فرآيند ها عبارتند از: BRE، BAM، Portal، ESB، ECM.
Intalio دارای دو قسمت designer و server میباشد. Designer به کاربر این اجازه را میدهد تا فرآیندهای در سطح business را مدلسازی نمایند. این مدلها در ادامه در سرور deploy میشود. Designer در حال حاضر تنها سیستمی است که با استفاده از آن بدون نوشتن حتی یک خط کد، میتوان مدل BPMN را به فرآیندهای BPEL قابل اجرا تبدیل نمود. سرور Intalio یک موتور فرآیند با کارایی بالا برای اجرای فرآیندهای پیچیده میباشد.
این سیستم به تحلیلگران سیستمهای تجاری و فناوری اطلاعات کمک میکند تا بتوانند به صورت هماهنگ در طراحی، deployment و مدیریت فرآیندهای تجاری ساده، پیچیده، کوچک، بزرگ، تراکنشی و یا مبتنی بر workflow همکاری نمایند.
بیشتر محصولات ارائه شده برای مدیریت فرآیندهای تجاری بر روی یک دسته از کاربران تمرکز مینمایند: برای مثال به افراد فنی امکان کار بر روی فرآیندهای مبتنی بر تراکنش پیچیده را داده در حالیکه تنها امکان پیاده سازی workflow های ساده را برای افراد غیر فنی مهیا میسازد. سیستم مدیریت فرآیندهای تجاری Intalio چنین محدودیتی را نداشته و محیط همکاری پرقدرتی را برای تمامی کاربران فنی و غیر فنی برای مدیریت هر فرایندی در تمام طول چرخه حیات مهیا میسازد.
ویژگیهایی Intalio حاصل 12 مرحله از چرخه حیات برای فرآیندهای تجاری، از کشف فرآیند تا کنترل فرآیند میباشد.
: به موارد زیر در هرکدام از مراحل چرخه بالا میتوان اشاره نمود Intalio ازجمله ویژگیهای موجود در
Discover |  واسط وبی : دسترسی به پلت فرم مدیریت فرآیندهای تجاری با استفاده از هر web browser ای
|  فضای همکاری
| سیستم مدیریت محتوا: گرفتن همه محتواها و محصولات مرتبط که فرآیندهای موجود را  پشتیبانی میکنند. |  چارت سازمانی: نگاشت سازمان و همه stakeholder ها
| |
Model | مدلساز فرآیند BPMN 2.0  : استفاده از آخرین استانداردها برای مدلسازی فرآیندها |  مدلسازی سه بعدی:
| Enterprise Repository: 
| Extensible Modeling Framework: 
| |
Simulate | هزینه مبتنی بر فعالیت: تعیین معیارها مبتنی بر فرآیند و شاخص کلیدی عملکرد 
| Native Process Emulation 
|  What if simulation : شبیه سازی سناریوهای فرضی و توسعه بینش مرتبط
| تحلیل Gap : مقایسه مدلهای فرآیند As Is و To Be و تعیین مسیرهای انتقال 
| |
Design | Object builder : طراحی process data object ها با استفاده از wizard 
| Mashup Studio: اتصال فرآیندها به سیستمهای خارجی بدون استفاده از کد 
| Compliance checklist : 
|  Documentation Generation: تولید محتواها به صورت خودکار با هدف آموزش و بازبینی
| |
Build |  Debugger : عیب یابی فرآیند از طریق محیط تست و اشکال زدایی تعاملی
|  Package Manager : بسته بندی کردن همه محصولات فرآیند (مدلها، قوانین و سرویسها) به صورت یک واحد deploy شده.
|  Life Cycle Management : توسعه فرآیندها از طریق گامهای تعریف شده توسط کاربران مانند تست و تولید
|  Case Management System : پیگیری و حل مسائل در حین توسعه تدریجی پایگاه دانش
| |
Deploy |  Multiple Deployment Options
|  بررسی سازگاری: تصدیق سازگاری و یکپارچه شدن محصول فرآیندهای deploy شده
|  به روز رسانی فرآیندها به صورت زنده: انتقال نمونههای فرآیند در حال اجرا از یک نسخه مدل به بعدی
|  Repository Interface : مدیریت deployment سناریوی فرآیندهای پیچیده
| |
Execute |  موتور ترکیبی: ترکیب رویدادها، فرآیندها و قوانین در موتور اجرای یکپارچه
|  موتور تراکنشی: اجرای فرآیندهای تراکنشی به صورت امن و مطمئن
|  Enterprise Service Bus : یکپارچه سازی فرآیند با کاربر د با استفاده از معماری مبتنی بر سرویس
| Direct Data Object Storage : ذخیره process data object ها در هر پایگاه داده برای تحلیل و گزارشگیری در لحظه | |
Interact |  مدیریت وظایف افراد: مدیریت وظایف افراد بر اساس استاندارد WS-Human Task
|  اختصاص وظایف بر اساس نقش: اختصاص وظیفه به کاربران بر اساس قوانین تجاری با توجه به میزان در دسترس بودن و یا مهارت
|  Workflow Workbench : ارائه محیط user-friendly برای تکمیل سودبخش فعالیتهای فرآیند
|  Task Coach : کمک به کاربران برای تکمیل وظایف از طریق چک لیست و همکاری در لحظه
| |
Monitor |  داشبورد: دید 360° ای از فرآیندهای تجاری deploy شده برای کاربران
|  کنسول مدیریتی: اجازه کنترل کل چرخه حیات فرآیند به صاحبان فرآیندها از طریق یک واسط
|  Escalation Procedure : کنترل خطاها و exception ها قبل از آنکه تاثیرات منفی داشته باشند.
| |
Analyze |  پیگیری
| موتور تحلیلگر : تحلیل داده ها و معیارهای تولید شده توسط هر فرآیند، بدون توجه به پیچیدگی آن |  طراح داشبورد: طراحی داشبورد به صورت مستقل برای ذینفعان
|  تحلیلگر جریان فرآیند: تعیین خودکار مسیرهای بحرانی، بنبستها و bottleneck
| |
Improve |  Process Self Healing: بهبود فرآیندها توسط خودشان با امکان بازخورد مستقیم
|  بهینه سازی فرآیند به صورت زنده: تغییر فرآیندها، قوانین و پارامترها در زمان اجرای فرآیندها
|  بازخورد کاربران به صورت در لحظه
|  بهبود مداوم فرآیند
| |
Control |  معماری Multi Tenant : تامین نیازمندی چند سازمان را با استفاده از یک زیرساخت
|  مدیریت کاربران: یکپارچه سازی با هر سرویس دایرکتوری و تامین ورود یکپارچه
|  کنترل سطوح دسترسی بر مبنای نقش:
|  واسط مدیریت سیستمها: یکپارچه سازی با سیستمها و ابزارهای مدیریتی موجود
| |
چرخه حیات یک فرآیند در Intalio به صورت designو deploy و refresh میباشد. بدینوسیله امکان طراحی فرآیند، deploy آن در سرور مورد نظر و به روز رسانی و اعمال تغییرات در آن فرآیند بعد از deploy وجود خواهد داشت. بنابراین نسخ مختلف برای یک فرآیند موجود میباشد.
معماری Intalio به صورت زیر میباشد:
با استفاده از سیستم مدیریت فرآیندهای تجاری امکان ایجاد فرمهای گردش کاری به صورت عادی و Ajax ای و یکی کردن فرمها با نمودار فرآیندها وجود خواهد داشت. در Intalio امکان تعریف الگوهای گردش کاری (شروع، ایجاد- تکمیل و اعلان و اخطار) وجود دارد.
برای مثال در صورتیکه یک کارمند درخواستی برای تامین هزینه داشته باشد، میتواند با پر کردن فرم مربوط به درخواست، اطلاعات لازم را برای مسئول مربوطه ارسال نماید. اطلاعات به صورت اتوماتیک به مدیر مربوطه برای تصمیم گیری ارسال میگردد. نتیجه تصمیم برای آگاهی کارمند درخواست کننده ارسال گردیده و در سیستم برای او قابل مشاهده خواهد بود. همه درخواستها و اقدامات صورت گرفته برای گزارشگیری وضعیت در real-time و در طولانی مدت به صورت خودکار پیگیری میگردد.
سناریوی مورد نظر به صورت زبان مدلسازی فرآیندهای کسب و کار (BPMN) در Intalio Designer قابل طراحی و نمایش میباشد. در این سیستم نقشهای مختلف میتوانند به process participant های مختلف اختصاص داده شوند.
کاربردرخواستکننده با ورود در سیستم میتواند فرم مربوط به درخواست بودجه را پر و برای مدیر ارسال نماید.
مدیر با ورود در سیستم در لیست وظایف خود درخواست کاربر را به همراه اطلاعات شخصی که از طریق وب سرویس از سیستمLDAP گرفته شده است مشاهده نموده و با توجه به شرایط و امکان سنجیها تصمیم لازم را گرفته و با پر کردن فرم پاسخ، تصمیم اتخاذ شده را برای آگاهی کاربر مذکور ارسال مینماید. درخواست مذکور از لیست وظایف مربوط به مدیر پاک میگردد.
تب وظایف درواقع فولدر ورودی برای فعالیتهایی است که نیاز به اقدامات و تصمیمگیری دارند.
در ادامه نحوه طراحی و ساخت فرآیندها و جریان کاری مذکور با استفاده از ابزار طراحی Intalio توضیح داده میشود. در Intalio | Designer امکان طراحی و نمایش فرآیندها، فرمها، نحوه ارتباطات و تعیین سطوح دسترسی، روند جریان کاری وجود دارد. Intalio | Designer برای طراحی فرم دارای ویرایشگر WYSIWYG میباشد. Intalio |AJAX ازjava-script ، XML و تکنولوژیهای دیگر استفاده میکند و برمبنای پروژههای متن باز به نام General Interface میباشد. طراحی فرم در این سیستم با drag-and-drop کردن مولفههای مورد نظر در ویرایشگر مربوطه صورت میگیرد. فرمها میتوانند به صورت خودکار به وسیله xsd-schema ها در پروژه تولید شوند.
فرم های تولید شده در ادامه باید به نمودار فرآیندها (Process-Diagram) اضافه گردند. فرم ها با drag-and-drop کردن میتوانند به این دیاگرامها اضافه گردند. اولین فرم در یک فرآیند "INIT" نامیده میشود. این فرم برای راه انداختن فرآیند مورد استفاده قرار میگیرد.
بعد از ایجاد نمودار فرآیندها زمان اضافه کردن نقش کاربران برای اختصاص وظایف به کاربران میباشد. (با استفاده از LDAP-RBAC explorer) برای اینکه جریان داده را در جریان کاری تولید شده داشته باشید از ابزار Data Mapper استفاده میگردد.
میتوان از تکنولوژیهای فرم دیگر مانند JSF, PHP, Rubby, Flex, .Net و یا موارد دیگر استفاده کرد. معماری موجود درIntalio امکان سفارشی سازی و توسعه را مهیا میسازد.
افراد، سیستمها، سرویسها و یا موارد خارج از سازمانها همه در یک محیط تجاری مدرن در تعامل هستند. Intalio برای مدیریت فرآیندهای با مقیاس بزرگ با نظارت طولانی مدت طراحی شده است.
از طریق کنسول intalio میتوان به فرآیندهای deploy شده در سرور دسترسی یافته و آنها را مدیریت نمود. از طریق این کنسول امکان اجرای نمونههایی از این فرایندها بر روی سرور وجود دارد. با ورود در کنسول توسط مدیر امکان مشاهده لیست فرآیندهای deploy شده، توضیحات مربوط به آنها و تغییر وضعیت فرآیندها برای مدیر وجود دارد.
خصوصیات کنسول intalio به صورت زیر میباشد:
1. واسط کاربری مناسب برای مشاهده و اجرای فرآیندهای deploy شده.
2. امکان شروع، فعال کردن و retire کردن فرآیندها و به تعویق انداختن و یا پایان دادن نمونه فرآیندهای در حال اجرا با استفاده از واسط کاربری
3. امکان گزارش گیری بر اساس وضعیت، زمان تولید و آخرین زمان فعال بودن فرآیندها
خصوصیات Intalio
1. امکان مدلسازی فرآیندها با استفاده از طراح فرآیند BPMN وجود دارد.
2. با استفاده از| AJAX Intalio امکان ایجاد فرمهای واسط کاربری وجود دارد.
3. واسط وب سرویس دارد.
4. به صورت مستقیم با پایگاه دادههای موجود یکپارچه میگردد.
5. نمودارهای فرآیند به صورت مجدد مورد استفاده قرار میگیرند.
6. دارای جداول تصمیمگیری BRE[2] میباشد.
7. معیارهای فرآیند و KPI ها را مدنظر قرار میدهد.
8. دارای داشبوردهای نظارت فعالیت تجاری BAM[3] میباشد.
9. امکان deploy فرآیندها به سرور وجود دارد.
10. امکان مدیریت، نظارت و اجرای فرآیندها از طریق administration console وجود دارد.
11. مبتنی بر استانداردهای BPEL 2.0, BPMN, XForms, WSDL میباشد.
12. Zero code بودن intalio
13. قابل استفاده در کاربردهای مربوط به زنجیره تامین، فرایندهای پرداختی، درمانی، دفاعی، جرم شناسی، آموزشی، بیمه، بانکداری و ...
ضرورت بکارگیری مدیریت فرآیندهای کسب و کار در یک سازمان
تا چند سال پيش، توليد نرمافزار، مستلزم گذاشتن وقت براي پياده سازي همه مؤلفههاي زيرساختي توليد نرمافزار بود و اين موضوع ضمن اينكه زمان را بسيار افزايش ميداد، هزينه و ريسك ايجاد مؤلفه¬هاي زيرساختي را نيز به پروژههاي نرمافزاري تحميل ميكرد؛ اين خود رسيدن به هدف غائي پروژه كه دستيابي به برنامه كاربردي خاص براي منظوري خاص بود را با زمان، هزينه و ريسك بالا مواجه ميساخت. امروزه با ايجاد فن¬آوريهاي جديد ساخت سيستم¬هاي نرمافزاري، زمان، هزينه و ريسك پروژههاي ساخت برنامههاي كاربردي بسيار كاهش يافته است.
اهداف
1. افزایش و ارتقاء شفافیت
2. افزایش سرعت و كارآیی
3. ایجاد یا تقویت انگیزش كاركنان
4. انعطافپذیری بیشتر
5. كاهش چشمگیر در سیكلهای زمانی
6. كاهش چشمگیر در منابع مرتبط با فرآیندها
7. بهبود و ارتقاء جمع آوری، استخراج و تمركز بر دادهها
امكانات و دستاوردها
1. انتقال اتوماتیك فرمهای الكترونیكی سازمان
2. ذخیرهسازی مستندات بصورت الكترونیكی در پروندهها
3. دسترسی به این مستندات در هر زمان و از هر مكان
4. فراهم شدن امكان پردازش جریانهای كار از طریق:
1. دستورالعملها و امضای الكترونیكی
2. تعیین مراحل پردازش
3. تعریف دقیق و تفصیلی از نقشها و حقوق دسترسی
4. تعامل با سیستمهای كاربردی سازمان (از قبیل مالی، نیروی انسانی و غیره)
5. مدیریت و در دسترس قرار دادن پروندهها و مجموعههای اطلاعاتی بدون تكرار
6. تصویر نمودن فرآیندهای تصمیمگیری سازمانی بر روی فرمهای الكترونیكی
7. مدیریت مؤثر دادهها و اطلاعات در سطح سازمان
8. جلوگیری از دوبارهكاریها در خصوص جمعآوری و پردازش دادهها
9. اعمال سیاستها و روشهایی یكسان، مطلوب و بهینه در خصوص مدیریت دادهها
10. محدودسازی یا حذف مالكیت محلی و دپارتمانی دادههای سازمان
11. استانداردسازی، یكپارچهسازی و نگهداری تمامیت دادههای سازمانی
12. ایجاد تعاریف یكسان از دادهها در سطح سازمان
13. تدوین، پیادهسازی و نگهداری سیاستها و رویههای ایمنی دادهها و اطلاعات در سراسر سازمان
14. گسترش دستیابی كاربران در سازمان به اطلاعات مورد نیاز
15. فراهم نمودن ابزار توسعه یافته گزارشدهی و روشهای انتقال اطلاعات و گزارشها
مزایای استفاده از سامانه مدیریت فرآیندهای کسب و کار در یک سازمان
• ايجاد، ذخيره، بازيابي و ويرايش گردشكار و فرآيندها به صورت گرافيكي
• تعريف قالب محتوای اسناد، مدارک و فرمها درگردش كار
• تعريف شروط و تصميمگيري در مراحل مختلف گردشكار و فرآيند
• امكان تراكنش با پايگاه داده
• امكان مديريت و اجراي چندين فرآيند همزمان
• طراحي و پيادهسازي پردازش¬هاي مورد نظر سازمان در بخش¬هاي مختلف گردشكار و فرآيند.
• امكان برقراري ارتباط با بانك¬هاي اطلاعاتي مختلف و تصميمگيري طبق اطلاعات موجود آنها در حين گردشكار و فرآيند
• انجام پردازش¬های اتوماتيك در مراحل مختلف يك گردش كار
• استفاده از بروز رسانی بانك اطلاعاتي در يك گردش كار
• ارسال اطلاعات بصورت پست الكترونيكي در هر مرحله از گردش كار و فرآيند
• Import وExport يك گردش كار و فرآيند
• امكان معرفي چارت سازماني و منابع سازماني به موتور گردش كار
• قابليت استفاده در انواع سيستم¬هاي اتوماسيون اداري مختلف
• امكان استفاده از انواع فرمهاي سيستمهاي مختلف در تعريف يك فرآيند گردش كاري
• امكان گردش كار بر روي تمامي فرمهاي سيستمهاي تحت سيستم جامع
• امكان مشاهده مراحل گردش كاري طي شده به صورت گرافيكي و فهرستي
• امكان تعیين مهلت پاسخ در گردش كار
مزایای بهکارگیری سامانه مدیریت فرآیندهای کسب و کار در یک سازمان
استفاده از سيستمهاي مدیریت فرآندهای کسب و کار براي سازمانها مزاياي مستقيم و غير مستقيم متعددي را به همراه دارد. از جمله اين مزايا ميتوان به موارد زير اشاره كرد:
• حذف بروکراسی و کاغذ بازی در صورت پیاده¬سازی مناسب این سیستم
• مدیریت بر گردش کار کل سازمان
• مدیریت و نظارت بهتر بر عملکرد واحدهای مختلف و یا افراد مختلف در سازمان
• بهبود كارائي
• امکان تعامل افراد در سازمان به صورت غیر همزمان
• تخصیص خودکار و هوشمندانه منابع انسانی به فعالیتها
• استفاده از انواع روشهای اطلاعرسانی و نیز قابلیت اتصال به پایانههای ویژه محیطهای کار گروهی
• كنترل بهتر فرآيندها
• بهبود خدمات به مشتريان
• انعطاف پذيري
• بهبود فرايندهاي سازمان
• كاهش دادن هزينههاي زنجيره تأمين مواد و منابع
• كوتاه نمودن زمان كل انجام یک وظیفه
• گسترده نمودن تنوع در توليد
• افزايش بهبود كيفيت
• ايجاد زمان مطمئن براي تحويل
• ساماندهي كارآمد دريافت تقاضا، توليد و تأمين منابع در سطح جهاني