امکانات و قابليتها
کليه عمليات بايگانی دستی اسناد قابل پيادهسازی و مکانيزاسيون است. کار با انواع سايزهای کاغذ، امکان تعريف انواع سند (فنی، اداری، پرسنلی، کاتالوگ و ...)، ذخيره و بازيابی اين اسناد در فرمتهای استاندارد خود (مانند word، PDF، Excel، Text، Tiff و ... )، ذخيره و بازيابی فايلهای Multimedia (مانند Mpeg، MP3،Divx و ...) و پخش اين فايلها از امکانات پايه سيستم است.
برای برقراری ارتباط با اسناد خارج از سيستم امکان برقراری ارتباط با سيستم Fax (دريافت و ارسال اسناد توسط دستگاه Fax)، اسکن نمودن فايلها (برای فايلهای فيزيکی) و دريافت و ارسال اسناد از طريق پست الکترونيکی وجود دارد.
مدير سيستم میتواند به دلخواه اقدام به ايجاد فضاهای هوشمند نمايد. اين فضاها با توجه به خواص داده شده، به طور هوشمند و اتوماتيک کليه فعاليتهای خود را انجام میدهند. برای نمونه پس از ايجاد يک فضای هوشمند Versioning هر سندی که به هر طريقی وارد آن فضا شود، اطلاعات نسخه آن نگهداری میشود. کليه امکاناتی که در سيستم وجود دارد (امضای اسناد، Templating، Multi page & Single Page و ...) قابليت اجرا به صورت فضای هوشمند (Smart Spaces) را دارند.
بسياری از اسناد با فرمتهای استاندارد (مانند word و PDF) فيلدهای اطلاعاتی خاصی (مانند نويسنده، تاريخ ايجاد و ... ) را به طور پيش فرض دارند. امکان تغيير اين فيلدها با توجه به مجوزهای دسترسی ارائه شده، توسط سيستم امکان¬پذير است. همچنين در مواردی که تعريف فيلدهای اطلاعاتی جديد برای نوع خاصی از اسناد وجود داشته باشد، میتوان اين کار را توسط سيستم انجام داد.
هر سند میتواند يک يا چند سند ديگر را به عنوان پيوست (Attachment) و حاشيه نوشته (Annotation) داشته باشد، به صورتی که رفتار سيستم با اين پيوستها و حاشيه نوشتهها مانند رفتار با اسناد است.
سيستم بنا به نياز کاربر، میتواند به فضاهای نگهداری خاصی، امکان کنترل نسخه (Version Control) بدهد. هر کاربر میتواند (بنا به مجوزهای دسترسی ارائه شده) تاريخچه و سير تکامل يک سند را مشاهده کند. همچنين میتواند آخرين نسخه را Check out نموده و پس از ويرايش مطالب مورد نظر، سند را Check in کرده و نسخه جديدی از آن سند را به سيستم اضافه کند.
جهت تطابق با بايگانی دستی امکان صفحه¬بندی اسناد و پشتيبانی ازMulti page و Single page توسط فرمتهای Tiff، Word، PDF و ... . همچنين تبديل اين دو فرمت به يکديگر و ورق زدن اسناد از امکانات سيستم است.
کاربران میتوانند اسناد خود را در يک ساختار تودرتو و ساخت يافته، بدون هيچ محدوديتی ذخيرهسازی کنند.
سيستم از دو زبان فارسی و انگليسی پشتيبانی کرده و مدير سيستم میتواند زبان سيستم را تغيير دهد. کليه فرمها و صفحات سيستم فارسی شده و همچنين تقويم شمسی در سيستم جاسازی شده است.
امکان تعريف فيلد کد، برای کدينگ اسناد در سيستم و همچنين استفاده از تکنولوژی بارکد و وارد کردن کد اسناد در سيستم توسط Barcode reader وجود دارد.
در زمانی که سيستم از چند File server مختلف استفاده میکند، تعيين مسيرهای ذخيره¬سازی سند، توسط کاربر امکان پذير است (در چنين حالتی اسناد بروی مکانهای فيزيکی مختلفی نگهداری میشوند).
قابليت دسته بندی و Categorize نمودن اسناد به طوری که يک سند میتواند متعلق به چند Category مختلف باشد.
قابليت تعريف آرشيوهای مختلف و تعيين سطوح دسترسی افراد به صورت پورتال سازمانی (هر دپارتمان آرشيو مخصوص به خود را دارد، در عين حال مديريت مرکزی دسترسی به کليه آرشيوهای دپارتمانهای گوناگون را دارد).
به طور خلاصه سرويسهای زير در محدوده محتوا توسط سيستم ارائه میشوند:
• مشاهده و تغيير محتوا
• استخراج Meta-Data
• Templating
• Classification
• کنترل Version
• قفل نمودن
• مدل سازی محتوا
• ويرايش تصاوير
• چرخه کاری (Workflow)
• Import & Export
• کنترل دسترسیها
• و ...
عمليات پردازشی روی اسناد
بنابر نياز سازمان و فرمتهای گوناگون نمايش اطلاعات، امکان تعريف فرمتها و Templateها (الگوهای نمايش اسناد) در سيستم وجود دارد. مدير سيستم میتواند قالبهای نمايشی خود، Headerها و Footerها را به صورت الگو در سيستم تعريف کند. حال کاربران میتوانند در هنگام نمايش اسناد، اطلاعات را در فرمتهای تعريف شده مشاهده کنند.
امکان امضای اسناد، تبديل فرمتهای گوناگون به يکديگر، Import & Export اسناد از ديگر عمليات پردازشی هستند که توسط سيستم امکان پذير شدهاند.
جستجوی اسناد
با توجه به اهميت جستجو در سيستم مديريت اسناد، قابليتهای زير توسط سيستم ارائه میشود:
• جستجو بر روی محتوای اسناد با قابليت جستجو به صورت FTR (Free Text Retrieval)
• جستجو بر روی فيلدهای تعريف شده بروی اسناد
• نمايش کلمههای جستجو، در صفحه نتايج به صورت Highlight
• پشتيبانی از Regular Expression Search
• پشتيبانی از Persian Semantic knowledge در جستجوها (تشخيص هوشمند جمع، هم خانواده و ...)
• جستجو بروی پيوستهای اسناد
• تعريف و طراحی فرمت خروجی نتايج جستجو
نگهداشت و کنترل موارد پيشبينی نشده
برای کنترل موارد اضطراری و پيش¬بينی نشده، سيستم از فعاليتهای زير برای گرفتن نسخههای پشتيبان و بازگرداندن وضعيت سيستم به شرايط عادی پشتيبانی میکند
• برنامه¬ريزی روزانه، هفتگی، ماهانه، سالانه و ... برای گرفتن Backup و ذخيره و دسته¬بندی نسخههای پشتيبان به صورت اتوماتيک
• امکان Replicate نمودن پايگاه داده
• دريافت نسخههای پشتيبان در فرمتهای CD، DVD و ...
از جمله امکانات این سیستم میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
• تعریف نامحدود منوها و صفحات به صورت کاملاًَ دینامیک
• زیر صفحات به صورت دینامیک و نامحدود
• تعریف صفحات پنهان
• قالب صفحات به صورت دینامیک و توسط مدیر سیستم
• شکل ظاهری صفحات به صورت کاملاً دینامیک و توسط مدیر سیستم
انجام تنظیمات مربوط به شکل ظاهری پرتلت ها به صورت گرافیکی و دینامیک توسط مدیر سایت، که شامل موارد زیر میباشد:
• تنظیمات مربوط به عنوان پرتلت ها و نمایش مرزها
• شکل ظاهری متن شامل اندازه، رنگ، فاصله، جهت و ...
• شکل ظاهری زمینه
• فواصل داخلی و خارجی
• تعریف CSS بر روی پرتلت ها
• تعریف ساختار برای محتوای سایت به صورت دینامیک و نامحدود
منظور از ساختار جزئیات مطالب مانند متن، عکس، لینک و ... می باشد. درست کردن ساختار در ECPortal کاملاً دینامیک و به صورت گرافیکی انجام میشود.
برای استفاده از ساختار در هنگام ورود محتوا به سیستم میتوان ساختار مورد نظر را از انتخاب کرد، این امر باعث میشود تمامی محتویاتی که دارای این ساختار میباشند، در صفحه به یک شکل قرار بگیرند.
• تعریف قالب برای محتوای سایت به صورت دینامیک و نامحدود:
منظور از قالب نحوۀ چیدمان محتوا در صفحه است. برای مثال ساختار میتواند شامل یک عکس و یک متن باشد، قالب نیز تعیین میکند که متن در سمت راست و عکس در سمت چپ قرار بگیرد. لازم به ذکر است که هر ساختار میتواند چندین قالب داشته باشد. برای مثال در شکل زیر یک مقاله با یک ساختار متن- عکس، دارای 3 قالب است:
• ویرایشگر(Editor) بسیار قوی برای ورود اطلاعات (شامل بخش زیادی از امکانات ویرایشگرهای WORD )
